Como o gerenciamento de documentos pode ajudar os escritórios de advocacia

Com virtualização de tribunais, as Ferramentas de digitalização, indexação e armazenamento, tornam-se indispensáveis para o setor jurídico.

 

gednote

Desde que o Superior Tribunal de Justiça foi virtualizado completamente em 2010, com base na Lei nº. 11.419, de 2006, e deixou de receber processos em papel, começou uma corrida no setor pela digitalização dos documentos. Atualmente, é rotina dos escritórios de advocacia protocolar as petições iniciais e intermediárias de forma eletrônica. Entretanto, cada tribunal tem suas especificações que regulamentam o formato de cada arquivo, entre outros itens.

A virtualização ajuda a agilizar os processos no sistema judiciário brasileiro, mas para se adequar às exigências e requisitos, cada escritório ou departamento jurídico identifica o que é preciso, como equipamentos compatíveis para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Com os scanners e multifuncionais equipados com os softwares adequados, cada arquivo é digitalizado resultados.

Por se tratarem de processos, os documentos possuem valor inestimável e, apesar dos trâmites eletrônicos, precisam ser armazenados de acordo com os padrões da legislação vigente, poupando tempo e atingindo com total segurança. Quando o arquivo é gerado eletronicamente, passa por diversas operações judiciais, mas o advogado fica responsável por guardar a versão original, em papel.

O arquivamento físico de centenas ou até milhares de processos, dependendo do porte do escritório pode dificultar e demandar tempo quando for preciso realizar uma pesquisa ou alterações. Aí surge outra necessidade de uma solução GED, que facilita a busca pelo documento virtual, trazendo o resultado em segundos.

Como o processo documental de um escritório é grande, advogados se renderam as justificativas de outsourcing de impressão e implementaram as ferramentas GED , pois todo o trabalho fornecido gera demanda em papel e armazenamento, tornaram-se indispensáveis ao setor jurídico essa ferramenta para coordenar todas as digitalizações, indexações e armazenamentos, aperfeiçoando processos e controlando um grande volume de documentos com poucos cliques.

 

*Rodrigo Reis é Diretor Comercial e Sócio da Reis Office, empresa líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

 

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